Gestão inteligente de processos ajuda as empresas na transformação digital

Cultura de inovação valoriza os processos internos e traz mais qualidade de vida e produtividade nas equipes

A transformação digital é muito mais do que apenas começar a vender pela internet ou parar de imprimir em papel e colocar os dados na nuvem. A mudança envolve utilizar tecnologias digitais em todas as áreas e processos das empresas e vai desde a forma como a organização atrai o cliente e se relaciona, até como gerencia os seus processos, sejam eles de produção ou administrativos.

Não tem como negar, a pandemia de Covid-19 acelerou o processo de transformação digital nas organizações, até como forma de sobrevivência do negócio. E o número de empresas que tiveram que se adaptar rapidamente a um novo cenário focado em tecnologia e inovação deu um salto no último ano. De acordo com uma pesquisa realiza pela CESAR – um dos maiores centros de inovação do país – mostrou que 23% das empresas que participaram do estudo concordaram que a transformação digital se tornou prioridade máxima no planejamento estratégico, tendo um aumento de 7,3 pontos percentuais em relação a 2019. 

Após identificar vários problemas de informações descentralizadas, baixa produtividade e muita refação, que geravam frustação na equipe e também prejuízos, a agência de marketing digital Evonline repensou em seu negócio e adotou uma cultura de inovação, em uma gestão mais inteligente dos processos. “Percebemos que os métodos que utilizávamos não eram efetivos o suficiente para mudar este cenário, até que houve a compreensão que precisávamos nos adaptar às novas tendências tecnológicas. Uma cultura organizacional alinhada e objetivos em comum, facilitam muito a implantação de novas tecnologias e favorecem o crescimento da empresa de forma estruturada”, explica Karen Patrícia Marchini Nowak, sócia da Evonline.

Ainda de acordo com a empresária, a transformação digital está sendo um processo de muitos avanços para a empresa e ela já sente um aumento considerável na produtividade e na organização dos fluxos de trabalho. “Percebemos claramente um rompimento de barreiras regionais que antes impediam muitos fechamentos de negócios. Novas oportunidades em outras regiões surgiram devido à aceitação dos clientes em substituir reuniões presenciais por on-line. Também tivemos que adaptar os nossos processos para envolver o trabalho remoto e, com isso otimizamos ainda mais nossas etapas de trabalho”, pontua. 

Uma boa ferramenta de gestão de equipes é fundamental no processo de transformação digital 

Não foi apenas o desejo de mudança que fez com que a Evonline se transformasse digitalmente. A utilização de uma plataforma de gestão de equipes evitou que os trabalhos internos ficassem desorganizados e melhorou em muito a qualidade e o prazo das entregas, além de resolver o problema da comunicação interna, unindo todos os setores da empresa. “Em 18 anos de empresa, implantamos muitos métodos e ferramentas de trabalho na tentativa de melhorar nossos processos, mas nenhum se compara com o que conseguimos nos dois últimos anos com a Ummense. Melhoramos nossa organização e produtividade, gerando um aumento de lucratividade de mais de 120% nos primeiros 12 meses”, ressalta Patrícia.

A startup Ummense é uma ferramenta de gestão de equipes, utilizada pela agência Evonline e já possui mais de 20 mil empresas cadastradas. Voltada especialmente para equipes de micro, pequenas e médias empresas e oferece uma plataforma de gestão que funciona como um Kanban Digital, organizando todas as informações, arquivos, tarefas e a comunicação da equipe. No processo de transformação digital, os clientes da Ummense organizam e centralizam etapas de diversos setores da empresa, concentrando as informações em único lugar e que podem ser acessadas via desktop ou aplicativo.

Para começar a usar a plataforma, não é necessário ter processos estruturados na empresa, é o que afirma Raul Sindlinger, CEO e cofundador da Ummense: “Para começar, sempre indicamos começar organizando as informações e projetos em fluxos básicos por equipe, simplesmente separando em colunas o que precisa ser feito, o que está sendo feito agora, e o que está pronto. Depois disso a empresa pode evoluir para processos mais elaborados, aproveitando as automações, formulários e outros recursos para ganhar produtividade.”

A transformação digital efetiva, além de aumentar as vendas e melhorar a produtividade, pode gerar também mais qualidade de vida no trabalho. “Organizar as informações em uma ferramenta eficiente faz com que todos os colaboradores saibam o que precisam fazer, quando precisam entregar e quais são as informações e especificações do seu trabalho, além de poder poupar algumas horas do seu dia com automações de etapas repetitivas. E os gestores podem saber em tempo real tudo o que acontece na empresa, responder à equipe de forma organizada, garantindo que as informações não serão perdidas, e de que o cliente será bem atendido. Isso traz qualidade de vida no trabalho, esse é o propósito da Ummense.” ressalta Sindlinger, da Ummense.