Os post-its ganharam uma versão mais eficaz com o Kanban digital

A startup Ummense disponibiliza a nova versão do post-it com o Kanban digital para uma melhor gestão das atividades e das equipes sem precisar mais de post-its

Sem dúvidas, o Kanban digital é a metodologia ágil que mais cresce no mundo. Com a funcionalidade de mapear as atividades na empresa, de forma visual, fácil e prática, o Kanban surgiu muito antes das startups de tecnologias. Criado em 1953, pelo engenheiro japonês Taiichi Ohno, que na época era diretor da Toyota, o Kanban é uma forma visual de controlar os processos e organizar e otimizar as etapas do processo, reduzindo desperdícios e estoques. 

Estamos na era digital e com ela a otimização das atividades do cotidiano tendem a serem mais ágeis. Entrar em um escritório e se deparar com vidraças, quadros ou paredes abarrotadas de post-it com informações sobre as atividades diárias, apesar de parecer produtivo e de baixo custo, não é algo que funcione mais, pois deixa as equipes limitadas ao espaço e à visualização das tarefas. O Kanban digital surgiu para facilitar a visualização desses projetos, trazendo mais mobilidade e ampliando as possibilidades de monitoramento e automatização dos processos. 

A startup Ummense, que é uma plataforma de gestão de equipes, oferece aos seus usuários uma ferramenta completa de Kanban digital, permitindo centralizar toda a gestão das atividades em um só lugar, através de fluxos de trabalhos, cards, projetos, tarefas e equipes. Focada em micro, pequenas e médias empresas, a ferramenta de Kanban Digital pode ser utilizada por qualquer tipo de negócio. 

O Kanban digital permite à equipe ter um fluxo visual acessível para todos da empresa, limitar o trabalho em andamento de forma automática para melhorar o foco e a produtividade, identificar os gargalos das etapas do fluxo, otimizando os recursos e processos, além de implementar mecanismos de feedback para que todos da equipe possam contribuir. “Kanban é uma ferramenta colaborativa em que a equipe inteira trabalha para melhorar e chegar no resultado. Cada dia melhora um pouquinho. É com melhoria contínua que se chega no resultado que a gente quer”, afirma Raul Sindlinger, CEO e cofundador da Ummense. 

Kanban digital favorece a organização e a distribuição de tarefas 

Com o objetivo de proporcionar mais qualidade de vida no trabalho e mais produtividade, a Ummense utiliza o Kanban digital para uma gestão inteligente de equipes remotas. “Em uma plataforma digital, como a nossa, principalmente agora com o trabalho remoto ou híbrido, o acesso on-line ao quadro de atividades permite mobilidade e deixa as equipes mais engajadas por ser algo simples e fácil de atualizar” afirma Raul, cofundador da Ummense.

São inúmeras as vantagens em adotar o Kanban digital e deixar de lado os post-it nas paredes ou vidros, entre elas a centralização da informação completa do projeto, que favorece ainda mais a organização, atribuições de tarefas e responsabilidades, registros de histórico e estatísticas. “Dentro de um card de atividade, por exemplo, você consegue visualizar todas as informações de um projeto, desde o escopo, as tarefas que precisam ser feitas, a equipe que deve realizá-lo, o cliente, os eventos, bem como os documentos e o histórico de ações e da comunicação desse projeto”, comenta Raul.

Além disso, o Kanban digital oferece mais produtividade, pois não serão esquecidas etapas importantes do processo e, depois da sua finalização, é possível analisar como foi o desenvolvimento através das estatísticas que são geradas automaticamente. “Se torna muito mais rápido não precisar ficar todos os dias registrando informações de como está a evolução do projeto, já que todas as informações estão nas estatísticas do fluxo, que calcula e apresenta os gráficos para a melhoria dos fluxos, isso ajuda bastante”, explica o CEO. 

Ao quebrar os projetos em pequenas tarefas e limitar o trabalho em andamento, as equipes rapidamente entendem o que está funcionando ou não em um determinado trabalho. Se alguma etapa esta abaixo do previsto, o processo ou certos membros do time precisam de ajuda, e a gestão visual do quadro e dos indicadores permite que todos enxerguem quais áreas do processo ou do projeto precisam de melhoria. 

Diferente do que muitos acreditam, não é necessário um investimento financeiro para utilizar uma ferramenta de Kanban digital, que reserva para os planos pagos apenas os recursos mais avançados, como automações, estatísticas e limite wip. É comum pensar que os post-it em um quadro seja mais barato, mas com o aumento do volume também diminui a confiabilidade da informação, uma vez que é possível perder algum post-it e deixar o processo confuso no meio do caminho, e as limitações impostas à equipe acabam tornando cara a economia.

Por isso, ter uma ferramenta que ofereça o Kanban digital é uma ótima alternativa para organizar informações e definir processos. No caso da Ummense, já no plano gratuito as equipes têm acesso a cards, quadros e usuários ilimitados, além de poder fazer tudo pelo desktop ou pelo aplicativo que está disponível gratuitamente para Android e iOS, permitindo acesso aos quadros de qualquer lugar, trazendo ainda mais mobilidade e facilidades para as equipes. 

Como engajar equipes para utilizar o Kanban digital? 

Se a sua empresa está com dificuldade em engajar o time para implementar o Kanban digital, é importante entender que toda transformação digital tem dois pontos muito importantes. O primeiro são as pessoas e o segundo são as ferramentas. Ambos precisam estar em sincronia para que o trabalho flua. Para implementar na equipe o Kanban Digital comece com uma equipe pequena, mostrando os objetivos, onde a empresa quer chegar com a implantação e incorpore a mudança na rotina e nos hábitos diários dos colaboradores. “Se você tem ótimas pessoas e uma ferramenta mediana, o resultado não será bom. Se você tem pessoas que não estão engajadas e ferramenta boa, o resultado vai ser zero. As duas coisas precisam funcionar em sincronia, mas as pessoas são sempre as mais importantes do processo”, complementa Raul. 

Para conferir mais informações sobre Kanban digital e como ele pode ser útil para a sua empresa, assista a série “Kanban digital” da Ummense, disponível pelo link https://bit.ly/2VrLcku